Van single-sourcing naar regie bij Vitus Zuid: de kracht van een doordachte IT-transitie

Een doordachte aanpak voor meer grip op IT

Vitus Zuid verzorgt specialistisch onderwijs en begeleiding aan ruim 1.800 leerlingen met een auditieve beperking of taalontwikkelingsstoornis. Met drie onderwijseenheden en 500 medewerkers is de stichting een belangrijke speler in Limburg en Zuidoost-Brabant. Toen de bestaande IT-contracten afliepen, stond Vitus Zuid voor een strategische keuze. Blijven vertrouwen op één leverancier voor alle diensten (single-sourcing), of de overstap maken naar een flexibeler model waarin per domein de beste partij uit de markt wordt gekozen?

“Je kunt in ICT niet overal specialist zijn. Multi-sourcing geeft de vrijheid om per onderdeel de beste keuze te maken.” – Joris van Dijk, IT-adviseur Vitus Zuid.

De uitdaging: meer wendbaarheid in IT

Het bestaande model bood gemak, maar ook afhankelijkheid. Netwerk, werkplekken, Microsoft 365, hardware – alles lag bij één leverancier. Toen de contracten afliepen, was dit hét moment om het anders te organiseren. De overstap naar multi-sourcing betekende wel een nieuwe rol voor de organisatie: zelf de regie voeren op meerdere leveranciers. Dat vraagt om structuur, afstemming en duidelijke kaders.

De aanpak: strategie, aanbesteding en transitie

Samen met EV werkte Vitus Zuid een helder traject uit in drie fases:

• Strategie – plan van aanpak, interviews met stakeholders, toekomstscenario’s en een sourcingstrategie.
• Aanbesteding – vier deeltrajecten (netwerk, Identity & Access Management, Microsoft 365 en hardware) waarbij steeds de beste partij werd geselecteerd.
• Transitie – het daadwerkelijk overzetten en inregelen van de nieuwe dienstverlening.

Het resultaat: een sterke basis en waardevolle lessen

Twee jaar later is de balans positief. De techniek draait goed en de leveranciers werken oplossingsgericht samen. Tegelijkertijd blijft regie essentieel: meer structureel overleg en strakke aansturing zijn nodig om de voordelen van multi-sourcing volledig te benutten. “Achteraf gezien hadden we wijzigingsbeheer en procedures direct bij de start strakker moeten inrichten. Dat leer je maar één keer – en de volgende keer doen we dat anders.” De volgende stap voor Vitus Zuid is het opzetten van een shared service center, zodat ook andere ondersteunende functies centraal georganiseerd worden.

De rol van Expanding Visions

EV begeleidde Vitus Zuid tijdens het hele traject, van strategie tot uitvoering. In de strategische fase hielpen zij bij het bepalen van de juiste koers en het scherpstellen van de uitgangspunten. Vervolgens stelden ze alle aanbestedingsdocumenten op en begeleidden de procedures, zodat Vitus Zuid verzekerd was van een transparant en goed onderbouwd proces.

Ook bij het inrichten van de regieorganisatie speelde EV een actieve rol. Ze brachten structuur aan, bewaakten de samenhang tussen de verschillende leveranciers en hielpen de organisatie om de nieuwe regierol goed te positioneren. Minstens zo waardevol was hun onafhankelijke blik van buiten: door afstand te houden tot interne belangen en gewoontes, wisten ze de juiste vragen te stellen en scherpte te brengen in de besluitvorming. “Vreemde ogen dwingen. EV keek door een niet-gekleurde bril mee en dat heeft ons echt geholpen.”

Lessen voor andere organisaties

De ervaring van Vitus Zuid laat zien dat een overstap van single- naar multi-sourcing loont, mits goed voorbereid:

• Begin tijdig en neem de strategische fase serieus.
• Richt regie en procedures direct vanaf de start in.
• Stel prioriteiten scherp en borg dat ze ook worden uitgevoerd.
• Zorg voor een duidelijke rolverdeling in de organisatie.

Ook meer grip krijgen op IT en leveranciers?
Expanding Visions helpt organisaties bij het zetten van deze stap – van strategie tot regievoering. Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op.

Lees verder over IT-regie op Edublog waar wij regelmatig artikelen publiceren.