Klantcase: Onderwijs stichting Quadraam
Succesvolle aanbesteding als startpunt voor regie en vernieuwing bij Quadraam
Een stevig fundament leggen voor duurzame ICT-dienstverlening in het onderwijs: dat was de uitdaging waar Quadraam begin 2024 voor stond. Met veertien vo-scholen onder haar hoede en een IT-organisatie die nog in ontwikkeling was, koos Quadraam voor een nieuwe koers. Samen met Expanding Visions (EV) werd een aanbestedingstraject opgestart, met als resultaat: een toekomstbestendige IT-regieorganisatie en vertrouwen in de volgende stap.
Aan het woord zijn Roger Klinkers, senior adviseur en al 14 jaar werkzaam bij Quadraam, en Gerard Lodder, sinds drie jaar IT-manager. Zij vertellen over de stappen die Quadraam heeft gezet en hoe EV hen daarin heeft begeleid.
Bouwen aan een stabiele IT-fundering
Stichting Quadraam is een onderwijsorganisatie die met bijna 1.600 medewerkers onderwijs biedt aan ruim 14.000 leerlingen op veertien middelbare scholen in de regio Arnhem, De Liemers en Overbetuwe. Toen Gerard bij Quadraam begon, was er behoefte aan meer richting binnen de IT-organisatie. De verantwoordelijkheid voor IT viel destijds onder bedrijfsvoering en werd ingevuld door collega’s die IT-taken naast andere werkzaamheden uitvoerden. Ook op de scholen zelf waren systeembeheerders actief die veel betekenden in de dagelijkse ondersteuning.
Quadraam is een van de weinige centraal bestuurde scholengemeenschappen in Nederland. Onder de vlag van Quadraam vallen veertien vo-scholen, die elk als handelsnaam opereren. Ondanks die centrale structuur was er nog geen formele centrale IT-afdeling. Dat leidde soms tot onduidelijkheid. Scholen regelden zaken op hun eigen manier. Daarnaast was niet altijd helder wat de centrale IT kon bieden, of wat de wederzijdse verwachtingen waren. Er was behoefte aan meer structuur, samenwerking en duidelijkheid.
Vanuit die gedachte is de stap gezet naar verdere professionalisering. De collega’s die al IT-taken uitvoerden, kregen een plek in een centrale IT-structuur. Er werd geïnvesteerd in kennis en vaardigheden: iedereen volgde een ITIL v4-training en er werd een projectmanager aangesteld. Daarmee ontstond een stevig fundament voor een toekomstgerichte IT-organisatie.
Loskomen van een vendor lock-in: ruimte creëren voor regie
Een belangrijk kantelpunt in het proces was de situatie met de toenmalige IT-dienstverlener. Quadraam zat vast in een vendor lock-in: een langdurige samenwerking waarbij overstappen lastig en risicovol was geworden. De afhankelijkheid beperkte de wendbaarheid van de organisatie en stond vernieuwing in de weg. De wens om los te komen was er al langer, maar de route ernaartoe was complex. Hoe doorbreek je zo’n constructie, wat wordt de nieuwe strategie, en hoe zorg je dat je als organisatie sterker uit de transitie komt? Het voelde alsof we wisten waar we naartoe wilden, maar nog in de mist voeren.
Er werd besloten om aan te besteden, maar daarbij was externe hulp nodig. We kenden IT-regiebureau EV al van eerdere trajecten, zowel binnen de eigen organisatie, als via SSGA (Stichting Samenwerkingsverband Glasvezelnetwerk Arnhem). De positieve ervaringen maakten dat we opnieuw contact zochten, samen met enkele andere partijen. Tijdens de verkenning sprong EV eruit. Jullie begrepen onze uitdaging en er was sprake van een wederzijdse klik – dat gaf ons vertrouwen. Andere bureaus werken vaak met een gestandaardiseerde aanpak; EV heeft dat óók, maar weet een deel maatwerk toe te voegen. Dat gaf de doorslag: flexibiliteit én oog voor details.
Samenwerking op inhoud én gevoel
De samenwerking met EV begon met het opstellen van het Programma van Eisen (PvE). In het begin was het even aftasten. Intern was het soms lastig om afspraken na te komen, maar EV ging daar goed mee om. Ze pasten zich aan, zonder de regie los te laten. Ook toen de beschikbaarheid intern onder druk stond, bleef EV betrokken. Ze namen ons echt op sleeptouw. Waar andere partijen misschien zouden zeggen: ‘dan kunnen wij ook niet leveren’, ging EV juist die extra mijl.
Gunnen op Waarde - een andere manier van denken
EV stelde voor om te werken met de aanbestedingsstrategie Gunnen op Waarde – een aanpak die afwijkt van de klassieke procedures. Dat bracht wel uitdagingen met zich mee, omdat systemen zoals TenderNed dit minder goed ondersteunen. Maar doordat het vertrouwen in EV er was, durfden we deze weg te bewandelen. Zonder dat vertrouwen had het kunnen schuren.
De aanbesteding verliep verrassend vlot. In april 2024 startte het proces, en in december ging de gunning eruit. Er werden drie aanbestedingen uitgezet: voor de digitale werkplek, netwerk-ICT, en Identity & Access Management (IAM).
Het resultaat: grip, regie en vertrouwen
De grootste winst? Een duidelijke rolverdeling en grip op de eigen IT-regie. Er is nu helder waar Quadraam staat, en wat er nodig is om niet opnieuw in een vendor lock-in te belanden. De organisatie moet nog groeien in regievoering, maar de eerste stap is gezet.
Leerpunten
- Als klant weet je vaak niet wat je échte vraag is – zorg dat je dit scherp krijgt.
- Haal een adviespartij met inhoudelijke kennis en ervaring in huis als je de markt op gaat.
- Ontwikkel senioriteit in je organisatie om grip te houden en lock-ins te voorkomen.
Waarom EV?
EV voelt feilloos aan hoe de cultuur bij Quadraam werkt – dat gaf direct vertrouwen. De samenwerking met Gert en Franc was prettig en professioneel. Wat opviel, was het hoge niveau van betrokkenheid. Gerard liet zich zelfs verrassen: “Mijn vorige werkgever was een grote organisatie, waar een wat arrogante sfeer hing over kleine partijen. EV liet zien dat juist een kleiner bureau inhoudelijk meer kan brengen dan veel grote spelers.”
Toekomst: verder bouwen aan visie en innovatie
In september 2025 wordt de transitie afgerond. Daarna komt de fase van nazorg en evaluatie. Dan wordt gekeken: waar staan we nu, wat is er nog nodig? 2026 staat in het teken van doorontwikkeling: AI, security, innovatie – daar wil Quadraam verder mee aan de slag. Ook de managementstijl verandert. Er is aandacht voor coaching en visieontwikkeling.
En voor andere onderwijsinstellingen die overwegen om hun IT-regie te versterken, is de boodschap helder: als je de markt op gaat, haal een partij als EV in huis.
Wil je meer weten over Expanding Visions? Neem dan contact met ons op.
Lees verder over IT-regie op Edublog waar wij regelmatig artikelen publiceren.