Hoe Het Rhedens omvormde van IT-beheer naar IT-regie

Een duidelijke visie en richting ontbrak

Bij Het Rhedens stonden we voor een grote uitdaging. Er was veel onduidelijkheid: Waar staan we nu? Wat gaat goed en wat kan beter? En, nog belangrijker, welke richting willen we op? Toen hebben we Expanding Visions (EV) ingeschakeld. Ik heb EV leren kennen als het bureau dat al jaren het management verzorgt van Stichting Samenwerkingsverband Glasvezelnetwerk Arnhem (SSGA). Ook Het Rhedens maakt hier gebruik van.

EV heeft met ons een concrete roadmap ontwikkeld, gebaseerd op het Kennisnet-model 'Vier in balans'. Met die roadmap konden we direct aan de slag. Dit was echter niet iets dat we alleen konden doen, omdat het vroeg om een heel andere aanpak en expertise. Een kwartiermaker bij EV heeft ons uitstekend geholpen. Hij werkte deskundig en rustig, maar wist vooral complexe zaken helder en in begrijpelijke taal uit te leggen. Dat maakte echt het verschil voor ons.

De roadmap was helder: we gingen van een uitvoerende naar een regie-organisatie

Het ging soms langzamer dan we hadden gehoopt. Dat lag niet aan de roadmap of aan de kwartiermaker, maar meer aan de dynamiek van het onderwijs. Het veranderen van gewoontes en processen kost nu eenmaal tijd. Daarom hebben we ons in eerste instantie gericht op de harde IT. Daarnaast was er eigenlijk geen duidelijk beleid. De roadmap maakte de keuze duidelijk: we gingen van een uitvoerende organisatie naar een regie-organisatie, ook omdat we niet genoeg mensen hadden om het anders aan te pakken. Er was weinig gedocumenteerd. De kwartiermaker heeft daarom samen met ons  gewerkt aan een beleid op IT en informatiebeveiliging.

Van automatisering naar informatisering

Voordat we begonnen met dit traject werd er binnen Het Rhedens vooral gekeken naar welk device gekozen moest worden. Daar gaat het natuurlijk niet om; het gaat om het gebruik van devices. Dus de volgende stap was om van automatisering naar informatisering te komen. Ofwel het verschuiven van onze focus van het beheren van IT-middelen naar aandacht voor de vraag hoe je IT in kan zetten om onderwijsprocessen optimaal ondersteunen.

We hebben inmiddels een aantal aanbestedingen afgerond om bepaalde IT-zaken uit te besteden. De volgende stap is om daar regie over te voeren. Dat wordt nu gedaan door een IT-regisseur van EV. De IT-regisseur gaat ook samen met docenten naar de onderwijskant kijken. Docenten weten nog niet goed wat ze moeten vragen. En, voor het ene vak werkt IT beter dan voor het andere.

Kosten en baten

Op dit moment is de basis voor IT-investeringen niet op orde; het vervangingsbudget is onduidelijk. Daarnaast moeten we onverwachte zaken aanpakken, zoals de implementatie van het normenkader. Gelukkig hebben we hier middelen voor dankzij eerder zuinig beleid, waardoor nauwkeurig begroten nu minder cruciaal is. We weten ook nog niet goed wat de kosten zijn voor interne medewerkers, aangezien we nu ook uitbesteden. Hoeveel (intern) personeel heb je nog nodig, bijvoorbeeld voor functioneel beheer? Daarnaast moeten we verouderde onderdelen, zoals ons 8 jaar oude netwerk, vervangen. 

De visie op IT bij Het Rhedens

Wij vinden bij Het Rhedens dat kinderen klaar moeten zijn voor de maatschappij, niet alleen cognitief, maar ook in de persoonsvorming, de sociale elementen. Dat is ons uiteindelijke doel. Kinderen moeten na school de mogelijkheid hebben om verder te leren of aan het werk te gaan. IT speelt daar in meer of mindere mate een rol in. Daarbij geloven we wel dat we kinderen iets kunnen leren, maar niet dat IT het belangrijkste moet worden. Het is en blijft een hulpmiddel.

Wat heeft EV jullie gebracht?

EV brengt kennis en ervaring binnen die wij zelf niet hebben. Zo hebben we wel veel verstand van automatisering, maar is informatisering nieuw voor ons. EV heeft niet alleen daar verstand van, maar heeft dat ook vaker in het onderwijs gedaan. Daardoor kent EV ook het tempo van wat er in het onderwijs wel en niet mogelijk is.
EV is een goede partner in dit traject.

Leerpunten

• Zie IT niet alleen als automatisering, maar ook als informatisering. Zorg ervoor dat je organisatie ook gaat denken in eigenaarschap, processen en datastructuren. Dat kost veel tijd, maar is absolute noodzaak.
• Ieder stapje vooruit is er één! Je wil het tempo graag hoog hebben, maar dat kan niet altijd.
• Goed contact met leerlingen is een belangrijke factor voor een positieve leerervaring. De prioriteiten binnen het onderwijs liggen dan ook op het relationele vlak. Dat geldt in mindere mate voor IT en geld. Daar moet je rekening mee houden.
• Leerlingen vinden IT wel heel belangrijk, dus je moet er als school zeker aandacht aan geven. Anders mag je kritische vragen verwachten.

Wil je meer weten over Expanding Visions? Neem dan contact met ons op.

Lees verder over IT-regie op Edublog waar wij regelmatig artikelen publiceren.