ICT-transformatie bij Bibliotheek Deventer: Gemak, Genot en Gewin als basis voor succes

Bij de Bibliotheek Deventer draait het al lang niet meer alleen om boeken 

Bibliotheek Deventer is een middelgrote stadsbibliotheek, midden in de boekenstad Deventer. Daar waar Deventer een rijke historie kent rondom boeken en boekdrukkunst, draait het bij de bibliotheek al lang niet meer uitsluitend om boeken. Tegenwoordig levert de bibliotheek een breed scala aan diensten. Hierbij is ICT een onmisbare schakel om de nieuwe vormen van dienstverlening te kunnen faciliteren. 

De bibliotheek heeft een hoofdlocatie in het centrum van Deventer met daaromheen nog zeven nevenlocaties. Diensten die de bibliotheek biedt zijn:

• Boeken, tijdschriften en andere media lenen. De bibliotheek heeft een uitgebreide collectie voor jong en oud, van romans en non-fictie tot tijdschriften en dvd's.
• Studeren en werken. Er zijn diverse werkplekken en computers beschikbaar om te studeren of te werken.
• Activiteiten volgen. De bibliotheek organiseert regelmatig workshops, cursussen en andere activiteiten, zoals lezingen, schrijfcursussen en filmvertoningen.
• Ontmoeten. De bibliotheek is een gezellige plek om mensen te ontmoeten. Er zijn leestafels, een bibliotheekcafé en zelfs een huiskamerbioscoop.
• Hulp krijgen bij taal en digitale vaardigheden. De bibliotheek biedt ondersteuning aan mensen die moeite hebben met de Nederlandse taal of met het gebruik van computers.

De bibliotheek zet in op digitalisering voor ontwikkelingen in de toekomst

In haar missie zegt Bibliotheek Deventer: “Wij zijn dé marktplaats voor kennis, informatie en inspiratie. Wij zijn het hart van Deventer Boekenstad. Wij maken ons sterk voor de ontwikkeling van de inwoners van de gemeente Deventer.” 

Het is voor de bibliotheek een voortdurende zoektocht naar haar plaats in de samenleving. De bibliotheek doet dat onder andere door zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande communities in de omgeving. Zo is er ook een experimentele locatie waarbij ontdekt wordt hoe je kan aansluiten op de ontwikkelingen in de maatschappij en bij de vraag van de burger. Voorbeelden van communities zijn scholen, muziek- en kunstcentra en broedplaatsen. Richting de communities hanteren we een aantal gradaties van betrokkenheid. Dit kan variëren van super betrokken en samen organiseren tot enkel faciliteren. 

We hebben nu samen met Collectie Overijssel een gezamenlijk magazijn. Nu nog wordt fysiek transport verzorgd van en naar de bibliotheken van bibliotheek stukken. Digitalisering zal hierin een grote rol gaan spelen. Samen met Google worden nu zo’n 6000 stukken gedigitaliseerd. Hier zitten zeker ook stukken bij met historische waarde. Niet uitgesloten is dat de gehele collectie gedigitaliseerd zal worden. 

Hoe ICT georganiseerd is bij de bibliotheek

De bibliotheek heeft zelf geen ICT’ers in dienst en dat zal voorlopig wel zo blijven. We hebben de techniek en het beheer uitbesteed. Wel doet de bibliotheek het eerste lijns beheer zelf. Als er verder externe expertise nodig is huren we dat in, bijvoorbeeld bij EV. Momenteel zijn we bezig met het verder inrichten van de IT-regie functie als richting voor de toekomst.

Onlangs hebben we een informatieplan opgesteld. Vanuit de regiefunctie gaan we nu starten met de opvolging daarvan. We hebben nu de basis op orde en een goed werkende en afgeschermde kantooromgeving. De volgende stap is focus leggen op de externe ICT. De inzet daarbij is het delen van informatie met de communities waar we als bibliotheek verbinding mee hebben gelegd. 

Wat heeft EV jullie gebracht?

15 jaar geleden, toen we onze eerste opdracht met EV uitvoerden, leerde iemand van EV mij de 3 G's: Gemak, Genot en Gewin. Als je iets voor de bezoekers van de bibliotheek en de medewerkers wil betekenen, moet je zorgen voor Gemak, Genot en Gewin. We hebben daar zelf nog 2 G’s aan toegevoegd: Geen Gedoe. 

Van EV hebben we de kennis ingehuurd, omdat de echte ICT-kennis bij ons ontbreekt. Voor de diverse aanbestedingen was marktkennis nodig en kennis van de nieuwste ontwikkelingen. Daarnaast heeft EV de nodige Service Level Agreements, plannen van aanpak, dossier afspraken en procedures opgesteld. Bij elkaar allemaal nodig om uiteindelijk die 5 G’s goed in te vullen. Tevens ontzorgde EV ons met een projectmanager. Hij zorgde voor continuïteit en vulde tegelijkertijd een capaciteitsgat in bij de bibliotheek.  

Leerpunten

Wil je meer weten over Expanding Visions? Neem dan contact met ons op.

Lees verder over IT-regie op Edublog waar wij regelmatig artikelen publiceren.