Thematische meerjarenbegroting IT brengt samenhang

Thematische meerjarenbegroting IT - Expanding Visions

Afgelopen week gaven wij een seminar over de ‘thematische meerjarenbegroting IT’. Natuurlijk niet echt een sexy onderwerp maar nut en noodzaak werden door alle aanwezigen onderschreven. De door EV gehanteerde methode geeft een financieel detailoverzicht over alle mogelijke onderdelen van de IT-omgeving. En dat is nodig ook.

Waarom doen we dit?

Projecten en innovaties kunnen soms hortend en stotend tot stilstand komen. De reden is veelal dat het overzicht ontbreekt. ‘Waarom doen we dit ook al weer, wat kost het en wat levert het eigenlijk op?’. Als het moeilijk wordt dan is het vooral van belang dat het eerste gedeelte van deze vraag (waarom doen we dit) helder is en consequent wordt herhaald. Wat het kost is in de regel eenvoudiger te beantwoorden. Maar wat het oplevert verliezen we al gauw uit het oog. En dat komt door een gebrek aan samenhang.

Stel dat u naar een volledig webgebaseerde Digitale Leeromgeving (DLO) wilt gaan. Daarmee kunt u allerlei voordelen bereiken. Zo wordt informatie altijd en overal eenvoudig beschikbaar en kunt u de beheerlast (en daarmee de exploitatie) sterk verlagen. Maar daar moet je wel wat voor doen. Bovenal kan het een vaak niet zonder het ander. U kunt wel een DLO optuigen maar deze dient vervolgens wel te worden beheerd. Zo’n rol als functioneel beheerder is vaak de eerste waarop wordt beknibbeld. Voor je het weet verdwijnt deze rol naar de ‘taakuren’. Daar zit echter al zoveel in dat het functioneel beheer langzamerhand door het putje wordt gespoeld.

Meer met minder

De meerjarenbegroting plaatst alle noodzakelijke middelen, kosten en mensen binnen een specifiek thema. Denk hierbij aan DLO, infrastructuur, kennis en vaardigheden of helpdesk. Hiermee wordt de meerjarenbegroting vervolgens een sturingsmechanisme. Want op onderdeel A iets minder doen betekent dat op onderdeel B het resultaat mogelijk anders wordt (bijvoorbeeld een lagere besparing). Die samenhang kan dus helpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Tegelijkertijd vraagt het opstellen (en beheren) van de meerjarenbegroting om een diepgaande kennis van IT. Zonder die kennis is de kans groot dat juist die samenhang niet wordt begrepen.

Wat een thematische meerjarenbegroting oplevert

De belangrijkste opbrengsten van de thematische meerjarenbegroting op een rij:

  • Concretiseert het strategisch beleidsplan v.w.b. het ‘leren met IT’ => stap naar realistische en haalbare projecten wordt gezet
  • Maakt de opbrengsten versus de investeringen inzichtelijk. Ambities worden in lijn gebracht met beschikbare euro’s => Maakt het opstellen van de visie (bestemmingsplan) realistisch
  • Scenarioplanning op thematisch niveau met stakeholders (“what-if scenario’s”) => betere besluitvorming
  • RvT, CvB, Directies en GMR weten vooraf wat de consequenties en opbrengsten zijn => verhoogt draagvlak.
  • Model voor budgetbewaking => maakt de uitvoering makkelijker
  • Thema’s kunnen bij projectgroepen ondergebracht worden => maakt aansturing makkelijker
  • Verborgen kosten worden inzichtelijk

Binnenkort herhalen wij het mini-seminar “Thematische meerjarenbegroting IT”. Houdt onze events-pagina in de gaten. Of stuur alvast een e-mail naar seminars@ev.nl, dan informeren wij u zodra de echte datum bekend is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *