Vanuit een centraal punt informatie organiseren uit gegevens t.b.v. een samenwerkingsomgeving is een vrijwel onmogelijk opgave. U weet wel, steeds meer mapjes in een boomstructuur waarvan alleen de bedenker nuttige informatie kan maken. Mede daarom zijn persoonlijke opslagmedia zoals Dropbox en USB-sticks zo populair, met als nadeel dat de structuur ongeschikt is voor het delen met anderen. De tegenhanger is alles in één map opslaan en bestanden metadateren tijdens het opslaan van het bestand. Hoe meer labels hoe beter te vinden. Echter, te veel labels frustreert de gebruiker en te weinig labels levert nauwelijks toegevoegde waarde.
David Weinberger beschrijft in zijn boek ‘Everything is Miscellaneous’ drie manieren van organiseren. (1st, 2nd en 3rd order). ‘Filter op de weg naar buiten,niet bij het invoeren’ schrijft hij. Zet elk blad van een boom op zoveel mogelijk takken is zijn motto.
Volgens de eerste manier (1st order) van organiseren, ordenen we objecten. We leggen bestek in lades, zetten boeken op de planken en plakken foto’s in albums.
Op de 2e manier van organiseren (2nd order) creëren we een kaartenbak als catalogus. De catalogus scheidt informatie van de objecten door middel van één unieke cataloguskaart. Deze cataloguskaart wijst naar de (één) fysieke plaats waar het object opgeslagen is. Het kenmerk van deze manieren van organiseren bestaat uit het feit dat objecten uit atomen bestaan en dat we dus atomen ordenen. Atomen zijn aan wetten gebonden: atomen nemen ruimte in beslag en atomen bestaan in onze dimensie slechts op één plek tegelijkertijd.
Nu gaan we content digitaliseren en in bitpatronen opslaan. De informatie over die gedigitaliseerde content bestaat ook uit bits. We organiseren dus bits i.p.v. atomen. Dit noemt Weinberger de derde manier van organiseren (3rd order). De digitale wereld wordt niet beperkt door de fysieke eigenschap dat etiketten kleiner zijn dan de dingen die ze labelen.
Op de derde manier is er een overvloed aan gegevens en een overvloed aan manieren om deze gegevens te benaderen en derhalve een oneindig aantal informatierelaties. Tijdens het invoeren van gegevens filteren/labelen beperkt deze overvloed aan informatie…. Filteren bij het opvragen van gegevens verhoogt de waarde van deze overvloed, door dan pas te bepalen wat op een bepaald moment van waarde is voor een bepaald persoon.
In de fysieke wereld, kan een blad slechts aan één tak hangen… op de derde manier hang je elk blad aan zo veel mogelijk takken (categorieën) waardoor de informatie beter vindbaar wordt. Alles is metadata en alles kan een label zijn. In de derde order, is het enige onderscheid tussen metadata en data, dat metadata is wat je al weet en informatie is wat je probeert uit te vinden.
Als je een klassieke hiearchische boomstructuur maakt komt er informatie aan de oppervlakte die anders verborgen kan blijven … Maar één grote ‘stapel’ van uiteenlopende gegevens bevat een ongekend aantal informatierelaties. Geen mens of groep van mensen zal in staat zijn om gegevens vooraf op alle nuttige manieren te organiseren.
Om deze reden is het zo krachtig om gebruikers voor zichzelf de gegevens tot informatie te laten ordenen. Geef de controle over het organiseren van gegevens door middel van rigide boomstructuren en/of verplichte handmatige metadateringslijstjes dus maar op. (taxonomische classificatie). Laat de controle bij de persoon die informatie zoekt. Geef deze persoon goede tools om te zoeken (full text search) en te filteren (makkelijk instelbare filters en een tag cloud). Regelt u dit niet goed dan blijven de Dropbox’en, USB sticks, Google Drives, One Drives etc een gewild item en komt delen niet van de grond!
Als je een klassieke hiearchische boomstructuur maakt komt er informatie aan de oppervlakte die anders verborgen kan blijven….maar ook deze zal weer ergens opgeslagen en gedeeld moeten worden in…??????