Succesvol digitaal samenwerken gaat veel verder dan het middel beschikbaar stellen

We horen het in de praktijk: “We moeten digitaal gaan samenwerken”. Vaak wordt er naar een middel gegrepen, bijvoorbeeld SharePoint, dat vervolgens amper gebruikt wordt. Gevolg: de digitale samenwerking komt niet van de grond.

 

Er zijn nogal wat valkuilen en drempels rond digitaal samenwerken. Zo ligt de focus vaak op de techniek in plaats van op de noodzakelijke verandering in houding en gedrag. Als we maar een middel hebben, komt de rest vanzelf, denken we. Niets is minder waar.

Zijn er bijvoorbeeld heldere afspraken gemaakt over taken en verantwoordelijkheden rond de digitale samenwerking? Die beantwoorden vragen als: wat delen we op welke plek en hoe houden we informatie vindbaar en beschikbaar? En: weten we verantwoord om te gaan met informatie? Digitaal samenwerken vraagt een verandering in denken en doen.

Er wordt wel aandacht besteed aan het beheren en onderhouden van het digitale samenwerkingsplatform als bijvoorbeeld SharePoint. Maar of de regie op digitaal samenwerken wordt georganiseerd? Helaas wordt daar onvoldoende aandacht aan besteed. Zo zien we vaak dat met de focus op techniek ook de focus wordt gelegd op de ICT-afdeling. Voor digitaal samenwerken moet je bij de ICT zijn.

Tot slot zijn we onvoldoende vertrouwd in het digitaal samenwerken. Je doen en laten in een digitale samenwerking kan heel transparant worden en wat vindt ‘Big Brother’ daar van?

Digitaal samenwerken lijkt op het meedoen aan het verkeer op de drukke Nederlandse wegen. Uw automonteur (uw ICT-afdeling) bepaalt niet hoe je dat het beste kunt doen. We komen niet ver als we vooral naar onze bolide met alle opties kijken en weten wat de technische specificaties zijn maar geen enkel inzicht en vertrouwen hebben in het rijden. We hebben gelukkig (inter)nationale verkeersregels om ons veilig en snel te kunnen verplaatsen. We moeten inzien en ervaren wat het nut en plezier is van het kunnen rijden, hoe we dat veilig kunnen doen en bijvoorbeeld weten dat ‘blauw op straat’ er is voor onze veiligheid. Ons gedrag in het verkeer moeten we kunnen verantwoorden.

Het beschikbaar stellen van een samenwerkingsplatform als SharePoint, Connexions en online diensten als Google Apps, Office365, Speakap, P2V, Aerobe e.d. is faciliteren. Succesvol digitaal samenwerken gaat verder dan faciliteren alleen. Het is vooral een organisatie- en cultuurvraagstuk waar regie op uitgevoerd moet worden.

Dit is de tweede bijdrage in een serie blogs over digitaal samenwerken. Klik hier voor meer artikelen over digitaal samenwerken.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *